GoBD konforme E-Mail Archivierung.

Kernpunkte der GoBD-konformen email Archivierung

GoBD konform gehostet in Deutschland.

Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verpflichtend. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung.

Rechtskonform und revisionssicher

Die email Archivierung ist optional bis zu 30 Jahre möglich. Eine Veränderung oder gar Löschung der E-Mails ist vor Ablauf der Lagerfrist nicht möglich. Im Falle einer Prüfung kann ein Revisionszugang über das zentrale Verwaltungsmodul – das Control Panel – eingerichtet werden.

Vollautomatische Archivierung.

Archivierung sämtlicher eingehender- und ausgehender emails nach deutschen Datenschutzrichtlinien mit Speicherung auf mehreren räumlich getrennten voneinander unabhängigen Datenspeichern.

Komfortable Such-Funktionen

Umfangreiche Volltextsuche im Archiv nach zahlreichen Kriterien und Markierung von privaten E-Mails durch Benutzer möglich.

E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Für Geschäfts-E-Mails greifen inzwischen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Denn die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben seit dem 1.1.2017 verpflichtend vor, dass E-Mails genau wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden müssen. Dies gilt, wenn E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes aufweisen oder auch, wenn sie steuerlich relevante Anhänge, wie Rechnungen oder Angebote, beinhalten. Abhängig von der steuerlichen Relevanz und der Art der E-Mails beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 bis 15 Jahre.

Solche E-Mails müssen jederzeit verfügbar und auswertbar sein und das selbstverständlich manipulationsgeschützt. Das Ausdrucken und Ablegen von E-Mails in Papierform reicht nach GoBD nicht. Bei verschlüsselter Mailarchivierung muss zudem gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff zu diesen erhält.

Das Problem der notwendigen GoBD konformen Archivierung

Der Aufwand für die notwendige Archivierung entsprechend den GoBD ist enorm, denn es müssen sämtliche Angebote, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Geschäftsbriefe archiviert und jederzeit abrufbereit gehalten werden. Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist dies auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Mit einer leistungsfähigen Cloud-Lösung lassen sich relevante E-Mails meist günstig und ohne großen Aufwand rechts- und revisionssicher archivieren.

Die Lösung – cloudbasierte email Archivierung

Da für eine rechtskonforme Aufbewahrung die Manipulation einzelner Nachrichten ausgeschlossen sein muss, erfolgt die Archivierung gleichzeitig mit dem Empfang und dem Versand der E-Mails. Die E-Mails werden so unverändert und revisionssicher im Original in redundanten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Verwaltet wird die Lösung über ein webbasiertes Control Panel.

Der Übertragungsweg zwischen Archiv und Mailserver wird per TLS verschlüsselt (soweit Dein Mailserver dies unterstützt). Das garantiert größtmöglichen Schutz Deiner Daten während des Transportweges.

Zusatz-Funktionen bringen weiteren Komfort und unterstützen die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: So können zum Beispiel private Mails durch Benutzer markiert werden, damit ein Prüfer bei diesen Mails nur den Betreff einsehen kann.

Auch interne Mails lassen sich revisionssicher archivieren und analog ein- und ausgehender externer E-Mails durchsuchen und wieder abrufen.

Die Features zusammengefasst

• Sichere Aufbewahrung: Deine geschäftlichen E-Mails mit oftmals sensiblen Inhalten gehen nicht verloren, denn sie werden vollautomatisch und sicher gespeichert (100% Archivierung bis zu 30 Jahre möglich).
• Einfache Verwaltung: Mit nur wenigen Klicks lässt sich der Im- oder Export von E-Mails verwalten oder grundsätzliche Einstellungen wie Archivierungsdauer uvm. vornehmen. Das spart den IT-Verantwortlichen Zeit und somit Kosten.
• Einfache Volltextsuche: Gute Suchalgorithmen und umfangreiche Suchfunktionen helfen beim Auffinden der gewünschten emails. Über verschiedene Suchparameter können die Ergebnisse eingeschränkt und weiter präzisiert werden.
• Rechtskonform: Du erfüllst somit die rechtlichen Vorgaben und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Zum Beispiel können einzelne Nutzer gezielt ausgeschlossen oder verschiedene Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Bereiche definiert werden.
• Revisionssicher: Im Fall einer Prüfung lässt sich in sekundenschnelle ein Zugang für eine externe Person mit zeitlich begrenztem Zugriff einrichten.
• Keine- Hard- und Software-Installation vor Ort: Als Cloud-Anwendung steuern Sie die Archivierung bequem über das webbasierte Control Panel.
• Feste, kalkulierbare Kosten nach Anzahl der Benutzer.
• Der Betrieb in deutschen redundanten Rechenzentren garantiert die sichere Aufbewahrung, Rechtssicherheit und die Einhaltung deutscher Datenschutzrichtlinien.